Oavsett hur ett klagomål eller förslag kommer till skolans kännedom ska det beaktas och omfattas av Kastanjeskolans rutin för utredning och åtgärdande av klagomål.
Klagomål kan lämnas på det sätt den klagande tycker är lämpligt, t ex muntligt genom telefon, vid personliga möten, via e-post och Schoolsoft samt via formuläret längst ner på denna sida. Även anonyma klagomål ska tas om hand och utredas.
Alla som lämnar klagomål och förslag ska bemötas med vänlighet och respekt samt informeras om Kastanjeskolans rutiner för klagomålshantering.
Mottagandet av ett klagomål ska vara inriktat på att hitta en för berörda parter acceptabel lösning på det problem som tas upp.
Den som tar emot ett klagomål ska hänvisa i första hand till den på skolan som ansvarar praktiskt för handläggningen av den fråga klagomålet gäller. Detta därför att ett uppkommet problem som regel bör lösas där det uppstod med berörda parter direkt involverade. Om man som mottagare av ett klagomål känner sig osäker på hur man ska hantera situationen ska man hänvisa den klagande till närmast högre chef enligt organisationsplanen.
Om den klagande så önskar ska denne få tala med eller kontaktas av närmast högre chef enligt Kastanjeskolans organisationsplan
Alla klagomål bör dokumenteras. Den som kommer med klagomål kan ha rätt till rättelse. Alla klagomål är kanske inte befogade. Just därför är dokumentationen viktig för att möjliggöra att detta kan utredas på ett så opartiskt sätt som möjligt.
Den på skolan som slutligen har att hantera det inkomna klagomålet är ansvarig för dokumentationen. Om klagomålet bedöms som allvarligt, bör det vidimeras av den klagande genom att denne skriver under att han/hon godkänner anteckningen om uppgifterna som lämnats.
Det är viktigt att hitta en avvägning där rena småsaker och enstaka missförstånd inte dokumenteras.
Sådant som t ex kan rättas till med ett enkelt förtydligande ska inte dokumenteras samtidigt som det är betydelsefullt att notera klagomål som kan leda till att vi ser och kan göra förbättringar av arbetssätt och/eller arbetsrutiner. Vid oklarhet om en inkommen fråga ska bedömas vara ett klagomål, och som ska dokumenteras eller inte, avgörs det av närmast högre chef enligt organisationsplan.
Dokumentation lägges i särskild mapp märkt klagomålshantering på rektors- eller skolexpeditionens rum.
Alla klagomål som dokumenteras ska utredas och bör utmynna i ett förslag till beslut. Beslutet kan antingen vara att synpunkten/klagomålet inte föranleder några åtgärder, eller ett förslag om att vidta vissa åtgärder, eller en redovisning av vilka åtgärder som vidtagits.
Styrelsen ska i förekommande fall – så som vid samtliga allvarliga klagomål samt i frågor som hör hemma hos styrelsen– erhålla kännedom om detta för eventuellt ställningstagande och beslut.
Efter det att utredning av ett klagomål färdigställts och beslut fattats ska detta återkopplas till den klagande om denne är känd. Återkoppling bör ske så snart som möjligt efter att beslut fattats dock inte senare än en vecka efter beslut. Återkoppling görs av den som varit ansvarig att utreda klagomålet.
Åtgärder till följd av inkomna klagomål kan vara av olika karaktär. Enklare åtgärder blir omedelbart en del av löpande rutiner. Andra behov av åtgärder kan föranleda översyn av arbetssätt och/eller administrativa rutiner. Rektor har ett huvudansvar för att utredning av klagomål görs, att beslutade åtgärder genomförs och implementeras i verksamheten samt görs kända för alla som berörs av beslutet/åtgärden i fråga.
Inkomna dokumenterade klagomål sammanställs av Rektor två gånger per år (i slutet av varje termin) och redovisas för styrelsen.
Rektor ansvarar för att styrelsen uppmärksammas på klagomål som kräver styrelsen kännedom under pågående verksamhetsår.
Föreningen Kastanjeskolans styrelse 2018-03-23
